- asigură aprovizionarea cu materiale de întreținere și uz gospodăresc, mijloace fixe și obiecte de inventar sau alte bunuri necesare desfășurării activității în cadrul instituției;
- administrează sediile în care-și desfășoară activitatea aparatul de specialitate al Primarului, asigurând efectuarea controlului tehnic periodic și funcționalitatea imobilului – servicii de curățenie și igienizare și întreținerea acestora din punct de vedere al dotărilor interioare (instalații electrice, termice și sanitare, apă, comunicații, tâmplărie, etc.) și gestionarea contractelor și cheltuielilor aferente (inclusiv contracte de utilități);
- participarea la organizarea alegerilor locale, parlamentare, europarlamentare și a referendumurilor, prin asigurarea materialelor necesare si transportul buletinelor, urnelor, cabinelor, steagurilor pentru dotarea secțiilor de vot si buna desfășurare a acestora;
- elaborarea programului anual de reparații curente și generarea de documente suport necesare pentru realizarea lucrărilor de reparații curente pentru sediile instituției;
- acordarea de suport pentru reabilitarea clădirilor care formează infrastructura culturală;
- urmărește execuția lucrărilor de investiții în infrastructura culturală pe faze determinante, lucrărilor de reparații/reabilitări pentru sediile instituției prin personalul propriu care exercită rolul proprietarului și investitorului și asigură verificarea execuției corecte a lucrărilor prin diriginți de specialitate sau agenți de consultanță specializați pe tot parcursul realizării lucrărilor.
Atribuții
a) asigură aprovizionarea cu materiale de întreținere și uz gospodăresc, mijloace fixe și obiecte de inventar sau alte bunuri necesare desfășurării activității în cadrul instituției;
b) asigură recepția, evidența și distribuirea bunurilor și materialelor achiziționate pentru desfășurarea activității;
c) păstrează listele de inventariere a bunurilor, precum și evidența operativă a mijloacelor fixe și a obiectelor de inventar;
d) asigură întreținerea mijloacelor fixe și a obiectelor de inventar;
e) propune încheierea și urmărește executarea contractelor de aprovizionare, întreținere și servicii ce cad în competența compartimentului;
f) Asigură achiziția serviciilor de publicitate și informare în mijloacele mass-media pentru îndeplinirea obligațiilor legale pentru aparatul de specialitate al Primarului;
g) previzionează și formulează propuneri privind includerea în buget a cheltuielilor de întreținere, cheltuielilor materiale și de capital;
h) îndeplinește măsurile referitoare la casarea bunurilor;
i) administrează sediile în care-și desfășoară activitatea aparatul de specialitate al Primarului, asigurând efectuarea controlului tehnic periodic și funcționalitatea imobilului – servicii de curățenie și igienizare și întreținerea acestora din punct de vedere al dotărilor interioare (instalații electrice, termice și sanitare, apă, comunicații, tâmplărie, etc.) și gestionarea contractelor și cheltuielilor aferente (inclusiv contracte de utilități);
j) participarea la efectuarea anuală a inventarului la mijloace fixe si obiecte de inventar din instituție și a celor date in custodie; comunicarea cu membrii comisiei de inventariere;
k) participarea la organizarea alegerilor locale, parlamentare, europarlamentare și a referendumurilor, asigurarea materialelor necesare si transportul buletinelor, urnelor, cabinelor, steagurilor pentru dotarea secțiilor de vot si buna desfășurare a acestora .
l) Desfășurarea activității de transport în interes de serviciu;
m) Organizarea activității de întreținere a parcului auto:
- Întocmirea de note de comenzi in vederea achiziționării produselor si serviciilor;
- Eliberarea foilor de parcurs pentru autoturismele din parcul auto propriu al instituției și a ordinelor de deplasare pentru conducătorii auto;
- Normarea consumului de carburanți conform kilometrilor efectuați și confirmați din foile de parcurs ale autoturismelor din dotarea parcului auto propriu al instituției și întocmirea lunară a ”fișei activității zilnice” pentru fiecare autoturism în parte conform normelor specifice legale în vigoare;
- Asigurarea aprovizionării cu bonuri valorice carburanți auto pentru autoturismele din parcul auto al instituției, cu respectarea normelor stabilite prin O.G. nr. 80/2001 cu completările și modificările ulterioare;
- Asigurarea bunei desfășurări a activității de exploatare și participarea la lucrările de întreținere și reparații a autoturismelor din dotarea parcului auto propriu al Primăriei Municipiului Timișoara;
- Asigurarea încadrării în cotele stabilite conform legislației în vigoare ale consumului de carburanți pentru autoturismele din dotare;
- elaborează documentații privind achiziționarea de servicii de asigurare contra accidentelor și a asigurărilor de sănătate.
n) Elaborarea programului anual de reparații curente și generarea de documente suport necesare pentru realizarea lucrărilor de reparații curente pentru sediile instituției;
o) Acordarea de suport pentru reabilitarea clădirilor care formează infrastructura culturală;
p) Pregătirea documentației tehnice premergătoare, necesară demarării procedurilor de achiziții publice – servicii și lucrări specifice serviciului (referat de necesitate și oportunitate, notă conceptuală, temă de proiectare, caiet de sarcini, cerințe/ criterii de calificare, factori de evaluare, angajament și propunere de cheltuială, model de contract);
q) urmărirea derulării contractelor de achiziție publică, cu respectarea clauzelor contractuale și termenelor conform normelor în vigoare, recepția lucrărilor/serviciilor contractate; întocmirea documentelor de plată a serviciilor prestate/lucrărilor executate;
r) Verifica valoric si cantitativ si avizează pentru plată situațiile de lucrări înaintate spre decontare de către constructori, in conformitate cu stadiul fizic de realizarea al lucrărilor si devizul oferta, încadrarea în termene și in bugetul alocat pentru acestea;
s) Organizează recepția lucrărilor– convoacă comisia și participă în calitate de membru al comisiilor de recepție, la recepția obiectivelor de investiții, a lucrărilor sau a serviciilor (după caz), în conformitate cu prevederile legale în vigoare;
t) Urmărește execuția lucrărilor de investiții în infrastructura culturală pe faze determinante, lucrărilor de reparații/reabilitări pentru sediile instituției prin personalul propriu care exercită rolul proprietarului și investitorului și asigură verificarea execuției corecte a lucrărilor prin diriginți de specialitate sau agenți de consultanță specializați pe tot parcursul realizării lucrărilor:
(1) Predarea amplasamentului liber de sarcini – în prezența tuturor furnizorilor de utilități;
(2) Transmiterea anunțului de începere a execuției lucrărilor către Inspectoratul Județean în Construcții;
(3) Emiterea ordinului de începere a lucrării (OI) și transmiterea acestuia, la executant și dirigintele de șantier;
(4) Emiterea ordinului de sistare a lucrării (OS) și transmiterea acestuia, la executant si dirigintele de șantier;
(5) Întocmirea proceselor verbale pentru lucrări ascunse, faze determinante, probe, etc.;
(6) Verificarea și confirmarea situațiilor de lucrări și a centralizatoarelor (situații de plată) in conformitate cu stadiul fizic de realizare a lucrărilor și devizul ofertă;
(7) Verificarea facturilor, certificatelor de calitate și de garanție, agrementelor, buletinelor de încercare pentru materialele de construcție;
(8) Verificarea și confirmarea spre plată a facturilor pe baza situațiilor de plată și a centralizatoarelor în prealabil confirmate;
(9) Întocmirea documentelor pentru plata taxelor și comisioanelor legale (către casa socială a constructorilor; inspectoratul județean în construcții, etc) și a ordonanțării de plată;
(10) Urmărirea reținerii garanțiilor de bună execuție si eliberarea acestora pentru obiectivele de investiții gestionate de serviciu;
(11) Constituirea și convocarea comisiilor de recepție la terminarea lucrărilor si a comisiei de recepție finală, pentru obiectivele de investiții gestionate de serviciu;
(12) Participarea la recepția la terminarea lucrărilor, respectiv recepția finală, pentru obiectivele de investiții gestionate de serviciu;
(13) Transmiterea facturii/fișei de proiect si a procesului verbal de recepție, la Direcția Economica, pentru înregistrarea mijlocului fix, intabularea investițiilor terminate ( daca este cazul);
(14) Înregistrarea în registrul de facturi și în format electronic a facturilor transmise spre plata pe fiecare obiectiv de investiții;
(15) Predarea obiectivelor de investiție spre exploatare;
(16) Urmărirea lucrărilor de remedieri și completări (dacă e cazul), pe perioada de garanție, pentru obiectivele de investiții gestionate de serviciu;
(17) Întocmirea „cărții tehnice” pentru obiectivele de investiții gestionate de serviciu;
(18) Contribuie la elaborarea raportului de progres si a raportului de monitorizare pentru obiectivele de investiții cu finanțare nerambursabila, gestionate de serviciu;
(19) Asigură soluționarea neconformităților, defectelor apărute pe parcursul execuției lucrărilor, precum și a deficiențelor proiectelor;
(20) Preia informații și înștiințează factorii implicați în luarea deciziilor in cazuri de accidente tehnice, controlează și constată modul de derulare a lucrărilor de intervenție, informează prin Notă informativă sau referat;
u) Constată și urmărește rezolvarea problemelor sesizate de terți în limita competențelor serviciului;
v) Constată și urmărește rezolvarea reclamațiile repartizate.
w) Întocmește documentația necesară eliberării garanțiilor de bună execuție aferente contractelor de achiziție publică de lucrări și servicii pe care le administrează.
Conducere
Sanda Greblă
Șef serviciu